Le monde actuel est dans ce qu’il convient d’appeler l’ère du numérique. L’information devient numérique, réduite à des bits stockés dans des ordinateurs et voyageant à travers les réseaux à la vitesse de la lumière. Cette nouvelle technologie rend nécessaire une adaptation rapide aux changements qu’elle entraîne.
L’utilisation de documents électroniques et de signatures numériques nécessite la construction d’une structure nouvelle et complexe pour leur permettre de fonctionner correctement. C’est là qu’intervient la notion d’acte authentique sur support électronique. Cet article vous en apprend davantage sur le sujet.
Qu’est-ce qu’un acte authentique sur support électronique ?
Tout d’abord, un acte authentique est un document qui a été solennellement certifié authentique par l’autorité compétente du lieu où il a été établi (article 1369 du code de procédure civile). Dans le cas d’un document notarié, il est signé par les parties et un notaire. Le contrat est sur papier et est généralement signé au stylo.
Cependant, le monde actuel est à l’ère de la dématérialisation. Selon une loi entrée en vigueur le 13 mars 2000, l’article 1316 du code de procédure civile stipule que « l’écrit électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit papier ». En tant que tels, les écrits électroniques ont la même valeur probante que les documents papier.
On entend donc par acte authentique électronique tout document certifié authentique par l’autorité compétente, mais ne figurant pas sur un support matériel. Il est toutefois, comme tout acte authentique, signé par les parties et le notaire. Lesdites signatures sont elles même, électronisées.
Quels sont les avantages des actes authentiques sur supports électroniques ?
Bien entendu, la sécurité juridique est maintenue et les pouvoirs du notaire restent les mêmes, seul le support du document a changé. Les avantages de ce système sont nombreux et les notaires l’ont attendu pendant longtemps :
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Il permet de gagner de l’espace, car les documents papier ne sont plus nécessaires. Bien entendu, la conservation des documents est toujours garantie ;
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Les transactions sont rapides et peuvent être effectuées à distance, ce qui permet de gagner du temps. Des systèmes de vidéoconférence peuvent même désormais être mis en place pour la signature de documents ;
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Il permet d’optimiser l’accès à l’information en facilitant la consultation des documents grâce à une bibliothèque virtuelle aussi complète que sécurisée ;
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Il permet aux clients d’avoir accès à des documents immatériels qu’ils pourront stocker sur leurs propres ordinateurs.
Comment se déroule la signature ?
Le notaire se sert d’un logiciel de rédaction pour créer le document. Il numérise ensuite, par un scannage, les éléments (propositions, certificats médicaux, etc.) associés à ce document. On parle de pièces annexes.
Le document numérisé et les pièces annexes forment le document à authentifier par signature. Un rendez-vous est alors initié avec le client. Au cours de ce dernier, le notaire lit ou présente le document et ses pièces jointes au client sur l’écran. Le client peut alors suivre le processus de numérisation en temps réel.
S’il n’y a pas de changement à effectuer, le notaire appuie pour confirmer le contenu des documents et des pièces jointes. L’action est possible grâce à une clé informatique cryptée contenant l’identité et la signature du notaire. En cas de modification, le notaire effectue les changements, et ce toujours en présence du client, avant de procéder à ladite validation.
L’acte notarié est ensuite affiché sur une tablette et les parties le signent avec un stylo électronique. La date et le lieu d’établissement de l’acte sont préalablement validés pour plus de transparence. Le notaire signe ensuite à son tour l’acte ainsi rédigé ainsi que les pièces annexes. La validation est actée par l’insertion de son code secret. Le client peut alors recevoir l’acte authentique par voie électronique.